Использование форм ввода Access для ввода и изменения данных

База данных Access состоит из одной или нескольких таблиц, содержащих связанную информацию. После того, как вы создали такую пустую базу данных, вы можете пройтись по всем таблицам, чтобы заполнить их информацией.

Однако это может оказаться утомительным и запутанным. Трудно проследить отношения между данными в таблицах, пока вы пытаетесь ввести данные. Формы ввода для доступа — ценный инструмент для этого. Вы можете создавать формы ввода, чтобы вводить данные в логическом формате.

Давайте начнем с создания нескольких простых таблиц, а затем построим на них форму ввода Access.

Инструкции в этой статье относятся к Access 2019, Access 365, 2016, 2013 и 2010, если не указано иное.

Создание таблиц в Access

Прежде чем вы сможете создать форму ввода Access, вам необходимо создать несколько таблиц, в которые будут входить данные вашей формы.

Microsoft Access отлично подходит для малого бизнеса. Итак, для этого примера вы создадите базу данных Access для отслеживания информации о продажах.

Эта база данных будет содержать информацию о вашем торговом персонале, ежемесячных продажах и ежемесячных расходах.

Чтобы создать таблицу в Access:

Запустите новую базу данных в Access. Вы увидите пустой Table1.
Выбрать Нажмите, чтобы добавитьи добавьте пять полей. Создайте один короткий текст, один длинный текст, одно большое число, одно короткое текстовое поле и два поля валюты.
Щелкните правой кнопкой мыши каждое поле, выберите Переименовать поле и введите новое имя поля. Назовите каждое поле Имя продавца, Адрес, Номер телефона, Месяц, Продажи и Расходы.
После того, как вы переименовали все поля, вы готовы перейти к следующему шагу.

Теперь, когда ваша таблица готова для данных, пришло время создать форму для ввода всех данных.

Поле большого числа доступно только в Access 2019 или более поздней версии. В более ранних версиях Access вам нужно было использовать поле String для записи данных, таких как номер телефона.

Создать форму ввода доступа

Вы начнете с создания простой формы, которая позволит вам работать с Table1 таблице.

Вот пошаговый процесс создания новой формы ввода:

Выбрать создать в меню и выберите Мастер форм.
Выберите >> кнопку, чтобы выбрать все поля в таблице.
Выберите Следующая Кнопка продолжить.
Выберите нужный макет формы. Обоснование — хорошая и привлекательная отправная точка. Помните, это только отправная точка. Вы можете изменить внешний вид формы позже в процессе.
Выберите Следующая Кнопка продолжить.
Дайте форме название, а затем выберите соответствующий переключатель, чтобы открыть форму в режиме ввода данных или в режиме макета.
Выберите Конец кнопку для создания формы.

Использование формы

Создав форму, вы можете взаимодействовать с ней по своему желанию.

Вид макета позволяет настраивать внешний вид определенных полей и самой формы. Представление ввода данных позволяет вам взаимодействовать с формой и вводить данные.

Вот как работает форма:

Использовать > и < кнопки для перемещения вперед и назад по набору записей.
Это > Кнопка автоматически создает новую запись в конце текущего набора записей.
Это Поиск поле позволяет вам найти определенные элементы в вашей таблице.
использование Перейти к , который относится к Главная меню для перемещения вперед и назад по записям таблицы. Вы также можете перейти к первой или последней записи или создать новую.

Теперь, когда вы создали эту первую форму, вы готовы начать ввод данных.

Попробуйте поиграть с дизайном формы. Поскольку формы будут той областью вашей базы данных Access, которую вы будете видеть и использовать чаще всего, важно, чтобы форма была хорошо спроектирована.

Доступ к форме ввода для ввода данных

Теперь, когда у вас есть форма, созданная для вашей таблицы, вы готовы начать ввод данных.

Преимущество использования вашей новой формы ввода доступа заключается в том, что вам не нужно искать отдельные поля в таблице для ввода данных. Когда вы вставляете данные в одно поле, вы можете просто выбрать таб на клавиатуре, чтобы перейти к следующему полю.

Как только вы нажимаете таб в последнем поле, он сохранит последнюю запись, которую вы редактировали, в таблицу и перейдет к следующей пустой записи.

Используйте новую форму ввода Access, чтобы ввести несколько записей в таблицу.

Вы увидите, что просто введя данные формы и нажав вкладку, вы можете быстро ввести много записей в таблицу без особых усилий.

Как видите, ввод данных с помощью формы ввода Access выполняется намного быстрее, чем попытки ввести данные непосредственно в таблицу Access.

Изменение данных таблицы

Форма ввода Access позволяет не только добавлять новые данные в таблицу, но и изменять данные, которые уже находятся в таблице.

Вот как это работает:

Прокручивайте записи вперед и назад, используя < or > значки или с помощью Поиск поле для поиска данных в любом поле таблицы.
Выбрать скидка в группе «Записи» в главном меню. Или вы можете нажать вкладку в последнем поле формы. Любой из этих вариантов сохранит ваши изменения.
Использовать > значок со звездочкой справа от него, чтобы сразу перейти к новой записи независимо от того, какую запись вы просматриваете в данный момент.
Когда у вас будет достаточно данных, вы можете начинать добавлять и связывать новые таблицы и создавать полезные отчеты.

Microsoft Access — очень мощный инструмент для отслеживания всего, от личной книжной библиотеки до всего вашего малого бизнеса. Формы предоставляют вам гораздо более легкий доступ ко всем данным, которые вы храните в таблицах Access.