Как добавить и использовать общий почтовый ящик в Outlook и Microsoft 365

Что нужно знать

Каждый, кому назначен общий почтовый ящик Microsoft Office 365, имеет доступ ко всему, что находится в нем: входящие электронные письма, ответы, пересылки и т. Д.
Пользователям Office 365 требуется подписка Microsoft Exchange Online для доступа к общей почте.
Вы можете создать его в центре администрирования MS 365 в разделе Группы> Общие почтовые ящики. Выбирать Добавить почтовый ящик и следуйте инструкциям оттуда.

В этой статье объясняется, как добавлять пользователей в общий почтовый ящик Outlook и как использовать общие почтовые ящики в Outlook, в Интернете и из мобильного приложения.

Эти инструкции применимы к Office 365 для Windows и macOS; Outlook 2019, 2016, 2013 и 2010; Outlook для iOS и Android; и Outlook в Интернете.

Как создать общий почтовый ящик в Office 365

Вы можете создать столько общих почтовых ящиков, сколько вам нужно, но каждый пользователь, которого вы назначаете почтовому ящику, должен иметь подписку на Microsoft 365. Чтобы настроить общий почтовый ящик:

Войдите в центр администрирования Microsoft 365, используя свою учетную запись глобального администратора Microsoft 365 или учетные данные администратора Exchange.

Центр администрирования Microsoft 365 ранее назывался центром администрирования Office 365.
Выбрать Группы > Общие почтовые ящики в навигационной панели.
Выбрать Добавить почтовый ящик на Общие почтовые ящики стр.
На Добавить почтовый ящик страницы введите имя общего почтового ящика в Имя поле.
Псевдоним почтового ящика автоматически создается в Эл. адрес поле, но вы можете изменить псевдоним, если хотите. Когда вы назвали общий почтовый ящик, выберите Добавить.
Выбрать Добавить участников в этот почтовый ящик под Следующие шаги.
Выбрать Добавить пользователей на Добавить участников общего почтового ящика стр.
Под Пользователи Сообществаустановите флажки рядом с каждым человеком, у которого будет доступ к общему почтовому ящику. Когда вы закончите, выберите скидка а потом Закрыть.

Если вы не видите имени человека в списке, выберите Поиск и введите имя человека.

Как сохранить отправленное письмо в общий почтовый ящик

Когда пользователь отправляет сообщение электронной почты из общего почтового ящика, копия этого сообщения сохраняется для этого пользователя. Отправленные вещи папку, а не в общий почтовый ящик. Если вместо этого вы хотите сохранить эти электронные письма в общем почтовом ящике, вы должны изменить настройки общего почтового ящика.

Чтобы сохранить отправленные сообщения электронной почты в общий почтовый ящик, выполните следующие действия:

Войдите в центр администрирования Microsoft 365 и выберите Группы > Общие почтовые ящики в навигационной панели.
Выберите ваш общий почтовый ящик.
Выбрать Редактировать рядом с Отправленные вещи.
Установите оба Копировать элементы, отправленные как этот почтовый ящик и Копировать элементы, отправленные от имени этого почтового ящика в On, А затем выберите скидка.

Как использовать общий почтовый ящик в Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010

Когда вы настраиваете общий почтовый ящик, другим пользователям не нужно ничего делать для отображения общего почтового ящика в настольной версии Outlook. Общий почтовый ящик автоматически отображается на боковой панели Outlook.

Чтобы отправить электронное письмо из общего почтового ящика, выполните следующие действия:

Выберите Главная вкладка в верхней части Outlook.
Выбрать Новый E-mail для создания нового сообщения.
Выбрать От в новом сообщении электронной почты, а затем выберите общий почтовый ящик.
Введите свое сообщение и выберите Отправить.

Как получить доступ к общему почтовому ящику в Outlook в Интернете

Если вы хотите работать с общим почтовым ящиком в веб-браузере, вы должны добавить почтовый ящик вручную. Чтобы добавить общий почтовый ящик в Outlook в Интернете, выполните следующие действия:

Войдите в свою учетную запись Microsoft 365, а затем выберите Outlook приложение
Щелкните правой кнопкой мыши Папки (или имя вашего почтового ящика) в области навигации, а затем выберите Добавить общую папку.
Введите адрес электронной почты общего почтового ящика в поле Добавить общую папку диалоговое окно, а затем выберите Добавить.

Как добавить общие почтовые ящики в приложение Outlook Mobile

Если вы хотите получить доступ к общему почтовому ящику со своего смартфона или планшета, выполните следующие действия:

Запустите приложение Outlook для iOS или Android и войдите в свою учетную запись.
Кран Добавить учетную запись на левой панели, затем коснитесь Добавить общий почтовый ящик.

Если у вас несколько учетных записей Outlook, выберите ту, которая имеет доступ к общему почтовому ящику.
Введите адрес электронной почты. После завершения процесса вы должны увидеть свой общий почтовый ящик под своими учетными записями в приложении Outlook.

Если вы хотите удалить общий почтовый ящик из приложения Outlook, перейдите в Настройки > счета, затем коснитесь общего почтового ящика и выберите Удалить аккаунт.

Что такое общий почтовый ящик в Office 365?

Каждый человек, которому назначен общий почтовый ящик Office 365, имеет полный доступ ко всем сообщениям в нем. Пользователи-участники могут читать входящие электронные письма, отвечать на сообщения, пересылать сообщения и видеть, как другие ответили.

Когда член группы отвечает на сообщение электронной почты из общего почтового ящика, электронное письмо отправляется с общего адреса, а не с индивидуального адреса электронной почты, поэтому информация каждого остается конфиденциальной. Тем не менее, общие почтовые ящики обычно не имеют имен пользователей или паролей, что может создать некоторые проблемы с безопасностью.

Зачем использовать общий почтовый ящик?

Общие почтовые ящики идеально подходят для отделов обслуживания клиентов или маркетинга, которые хотят, чтобы на входящие сообщения электронной почты отвечал следующий доступный член команды. Общие почтовые ящики также поставляются с общим списком контактов и общим календарем, поэтому члены группы могут создавать встречи в центральном месте, доступном для всех.