Способы организовать ваши документы Word

Если вы тратите больше времени на поиск файлов Microsoft Word, чем на работу с документами, воспользуйтесь преимуществами организационных функций Word и вашего компьютера.

Инструкции в этой статье относятся к Microsoft Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010.

Сохранить все файлы Word с эскизами

Сохранение файлов Word с изображением или миниатюрой для предварительного просмотра упрощает поиск нужного документа, не открывая его.

Чтобы сохранить все документы Word с изображением предварительного просмотра или эскиза:

В Microsoft Word откройте пустой или существующий документ, затем перейдите к Отправьте Tab.
Выбрать Информация.
Выберите Недвижимость стрелка раскрывающегося списка и выберите Дополнительные свойства.
в Недвижимость диалогового окна, перейдите к Вывод Tab.
Выберите Сохранять эскизы для всех документов Word установите флажок.
Выбрать OK.

Обновить свойства документа Word

Если вы работаете с несколькими документами Word с похожими именами и расположениями, используйте функцию свойств документа Word.

Откройте документ, к которому вы хотите добавить описательные свойства, затем перейдите к Отправьте Tab.
Выбрать Информация.
Выберите Недвижимость стрелка раскрывающегося списка и выберите Дополнительные свойства.
в Недвижимость диалогового окна, перейдите к Вывод Tab.
Введите комментарии, ключевые слова, категории, заголовок и информацию о теме, чтобы помочь вам различать файлы.
Выбрать OK чтобы применить изменения и закрыть диалоговое окно. Когда приходит время выполнить поиск, Word найдет именно то, что вам нужно.

Создавайте папки на своем компьютере и используйте их

Создайте одну папку для своих документов Word и назовите ее так, как вы не забудете, например MyWordDocs. Заполните его папками, названными так, как вам кажется, и используйте эти папки для сохранения и сортировки файлов Word. Если вы, например, составляете еженедельные заметки о собраниях, создайте папку для этих заметок и включите в нее дополнительные папки на месяцы или годы.

Если у вас на компьютере есть документы Word за несколько лет, и у вас нет времени, чтобы открыть каждый из них и решить, сохранять или нет, создайте папку на каждый год и перемещайте документы в эти папки. Это хороший способ хранить старые файлы до тех пор, пока у вас не будет времени организовать их так, как вам удобно.

Используйте согласованную систему именования файлов

Установите систему имен, чтобы быстро находить нужные файлы. Есть много способов назвать ваши файлы. Выберите систему именования и используйте ее последовательно.

Вот несколько советов:

Включите тип документа в имя файла, например, контракт, аренда или информационный бюллетень. Таким образом, вы можете посмотреть имя файла, чтобы найти файл.
Начните имя файла с имени клиента (или фамилии получателя, если документы представляют собой буквы).
Включите дату в имя файла.

Не Торопитесь

Если на жестком диске вашего компьютера мало места для хранения, не решайте все организационные задачи сразу. Разбейте работу на небольшие части и работайте над ней по 15 минут в день.

По мере того как вы систематизируете файлы Word на своем компьютере, помещайте каждый файл в одну из созданных вами папок, создавайте новую папку или удаляйте файлы, которые вам больше не нужны. Если вы не знаете, что делать с файлом, поместите его в папку с названием HoldUntilDate и выберите дату в будущем, и если вы к тому времени еще не открыли папку, вам будет удобно ее удалить.

Какие бы типы папок вы ни создавали, поместите их в основную папку Word, чтобы вы знали, где искать.