Понимание макросов в Microsoft Word

Макрос — это последовательность команд, которая записывается, чтобы ее можно было воспроизвести (выполнить) в более позднее время. Макросы отлично подходят для сокращения объема работы, которую вы должны выполнять в серии шагов, которые вы выполняете часто. Вот как создать и протестировать макрос в Microsoft Word.

Инструкции в этой статье относятся к Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010.

Зачем использовать макрос

С макросом вы можете получить те же результаты, щелкнув команду вместо выполнения всех шагов. Вот несколько способов использования макросов для повышения производительности:

Вставьте логотип и название вашей компании в определенный шрифт.
Вставьте таблицу, которую нужно регулярно создавать.
Отформатируйте документ с определенными характеристиками, такими как нумерация страниц и двойные абзацы.

Создание и использование макросов — это приобретенный навык, но полученная эффективность стоит затраченных усилий.

Создать макрос

В Word более 950 команд, большинство из которых находятся в меню и панелях инструментов и имеют назначенные им сочетания клавиш. Однако некоторые из этих команд по умолчанию не назначены меню или панелям инструментов. Прежде чем создавать свой собственный макрос Word, проверьте, существует ли он и может ли он быть назначен панели инструментов.

Чтобы увидеть команды, доступные в Word, выполните следующие действия:

Выберите Просмотр Tab.
Выбирайте Макрос.
Выбрать Макросы просмотра.

Или нажмите Alt + F8 горячая клавиша для доступа к Макрос диалоговое окно.
Выберите Макросы в стрелка раскрывающегося списка и выберите Команды Word.
В алфавитном списке имен команд выделите имя, чтобы отобразить описание команды внизу Макрос диалоговое окно под Описание этикетка.

Если команда, которую вы хотите создать, существует, не дублируйте ее своим собственным макросом Word. Если его не существует, приступайте к созданию макроса Word.

План эффективных макросов Word

Самый важный шаг в создании эффективных макросов Word — тщательное планирование. Это планирование включает в себя четкое представление о том, что вы хотите, чтобы макрос Word выполнял, как он упростит вашу работу в будущем и в каких обстоятельствах вы собираетесь его использовать.

Когда вы запомните эти вещи, спланируйте фактические шаги. Это важно, потому что диктофон запомнит все, что вы делаете, и включит это в макрос. Например, если вы вводите что-то, а затем удаляете его, каждый раз, когда вы запускаете этот макрос, Word будет делать ту же запись, а затем удаляет ее, делая макрос небрежным и неэффективным.

При планировании макросов необходимо учитывать следующее:

Спланируйте команды и порядок, в котором вы хотите, чтобы макрос выполнял команды.
Знайте сочетания клавиш для команд, которые вы планируете использовать. Это особенно важно для навигации, поскольку вы не можете использовать мышь для навигации в области документа при запуске рекордера. Кроме того, вы создадите более компактный макрос, если будете использовать сочетание клавиш, а не клавиши со стрелками.
Запланируйте сообщения, которые Word может отображать и которые остановят макрос.
Используйте как можно меньше шагов, чтобы макрос оставался эффективным.
Перед началом записи выполните хотя бы один пробный запуск.

После того, как вы спланировали макрос Word и выполнили его прогон, вы готовы его записать. Если вы тщательно спланировали макрос, его запись для последующего использования будет самой легкой частью процесса. Единственное различие между созданием макроса и работой с документом состоит в том, что вам нужно нажать несколько дополнительных кнопок и сделать несколько вариантов выбора в диалоговых окнах.

Запишите макрос

Когда вы начинаете запись макроса, рядом с указателем мыши появляется маленький значок, похожий на кассету, что означает, что Word записывает ваши действия. Затем вы можете выполнить шаги, изложенные на этапе планирования. Как только вы закончите, нажмите кнопку Стоп кнопку (это синий квадрат слева). Как только вы нажмете Стоп , ваш макрос Word готов к использованию.

Вот как записать макрос.

К Просмотр вкладка, выберите Макрос, А затем выберите Запись макроса для открытия Запись макроса диалоговое окно.
в Имя макроса текстовое поле введите уникальное имя.

Имена могут содержать до 80 букв или цифр (без символов или пробелов) и должны начинаться с буквы. Имя должно быть уникальным, чтобы вы могли определить, что оно делает, не обращаясь к описанию.
в Описание В текстовом поле введите описание действий, выполняемых макросом.
Выберите, хотите ли вы, чтобы макрос был доступен во всех документах или только в текущем документе. Если вы решили ограничить доступность команды, выделите имя документа в Сохранить макрос в выпадающее меню.

По умолчанию Word делает макрос доступным для всех ваших документов, и вы, вероятно, обнаружите, что это имеет наибольший смысл.
Когда вы ввели информацию для макроса, выберите OK. Панель инструментов записи макроса появляется в верхнем левом углу экрана.

Чтобы приостановить запись, выберите Приостановить запись / возобновить запись кнопка (она справа). Чтобы возобновить запись, выберите ее еще раз.

Протестируйте макрос

Цель создания макросов в Word — ускорить вашу работу, предоставив вам возможность выполнять повторяющиеся задачи и сложные последовательности команд. Убедитесь, что ваш макрос работает должным образом, протестировав макрос.

Чтобы запустить макрос, нажмите кнопку Alt + F8 горячая клавиша для отображения Макрос диалоговое окно.
Выделите макрос в списке, затем выберите Бег.

Если вы не видите свой макрос, убедитесь, что его правильное место находится в Макросы в коробка.

Создание сочетаний клавиш для макросов

Если вы создали несколько макросов, поиск по Макрос диалоговое окно требует времени. Если вы назначили макросу комбинацию клавиш, вы можете обойти диалоговое окно и получить доступ к своему макросу прямо с клавиатуры так же, как вы используете сочетания клавиш для доступа к другим командам в Word.

Выбрать Отправьте , А затем выберите Опционы.
в параметры Word диалоговом окне перейдите на левую панель и выберите Пользовательская лента.
Выбрать Настроить.
в Категории список, прокрутите вниз до Макрос и выберите макрос, для которого вы хотите создать новый ярлык.

Если макросу в данный момент назначена комбинация клавиш, она появится в поле под Текущие ключи этикетка.
Если макросу не назначена горячая клавиша или вы хотите создать вторую комбинацию клавиш для макроса, выберите Нажмите новую комбинацию клавиш текстовое окно.
Введите сочетание клавиш, которое хотите использовать для доступа к макросу.

Если сочетание клавиш назначено команде, появится сообщение В настоящее время назначен за которым следует название команды. Либо переназначьте сочетание клавиш, продолжив, либо выберите новое сочетание клавиш.
Выберите Сохранить изменения в стрелка раскрывающегося списка и выберите Нормальный чтобы применить изменение ко всем документам, созданным в Word.

Чтобы использовать сочетание клавиш только в текущем документе, выберите имя документа из списка.
Выбрать Назначать.
Выбрать Закрыть чтобы сохранить изменения.