Как уменьшить размер файла PST за счет архивации старой почты

По мере роста кучи почты, которую вы храните в Outlook, обычно увеличивается время, необходимое Outlook, чтобы сделать то, что вы хотите. Вырисовывается ограничение на размер файла PST. (PST-файл или «личные папки», конечно, это то место, где Outlook хранит все ваши данные, включая календари, контакты и электронную почту.)

Инструкции в этой статье относятся к Outlook для Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010.

Небольшой файл PST — это быстрый файл PST

В любом случае, размер вашего основного файла PST должен быть небольшим и управляемым. Вы можете настроить Outlook для выполнения некоторых из этих операций с помощью AutoArchive. Или вы разделяете свои сообщения между большим количеством файлов PST, что может быть безболезненным и быстрым.

Архивируйте старую почту в Outlook и сохраняйте небольшой размер PST-файла

Чтобы создать в Outlook архив старых сообщений отдельно от PST-файла, который вы используете каждый день:

1. Выбрать Отправьте И выберите Информация.

2. Выбрать Настройки учетной записи И выберите Настройки учетной записи из меню. Откроется окно настроек учетной записи.

   

3. Выберите Файл данных Tab.

   

4. Выбрать Добавить. Откроется диалоговое окно «Новый файл данных Outlook».

   

5. Выбрать Файл данных Outlook И выберите OK.

   

6. Введите имя архива под Имя файла и выберите место, где вы хотите сохранить файл.

   

7. Выбрать OK и закройте окно.

Переместить почту в архив

Чтобы заполнить только что созданный архив PST, перетащите целые папки в корневую папку, недавно появившуюся в Почтовые папки. Это удобно, если у вас уже есть архив папка, содержащая, скажем, всю прошлогоднюю почту. Просто закинуть в архив PST.

Кроме того, для архивации отдельных элементов:

1. Щелкните правой кнопкой мыши корневую папку с именем вашего архива PST в Почтовые папки.

2. Выбрать New Folder из меню.

   

3. Введите желаемое имя папки.

   Удостовериться Почтовые и почтовые отправления выбрано под Папка содержит если вы хотите архивировать электронные письма. Для архивирования других элементов выберите соответствующую категорию.

   

4. Перетащите отдельные письма или группы писем во вновь созданную папку.

5. Чтобы переместить всю почту до определенной даты в папку (или вложенные папки), выберите Отправьте > Информация.

6. Выбрать Инструменты И выберите Очистка почтового ящика.

   

7. Выбрать AutoArchive из появившегося меню.

   

Закройте архивный файл PST

После того, как вы заархивировали все элементы, вы можете закрыть PST-файл в Outlook:

1. Щелкните правой кнопкой мыши корневую папку вашего архива PST в Почтовые папки.

2. Выбрать Закрыть "___" из меню.

   

Доступ к почте из закрытого архивного PST-файла

Чтобы получить сообщения из закрытого архивного PST-файла:

1. Выберите Отправьте и выберите Открыть и экспортировать.

2. Выбирайте Открыть файл данных Outlook.

   

3. PST-файл и его папки появятся в Почтовые папки, Готов к действиям.