Как создать и использовать ZIP-файл

by

Лучший способ отправить несколько файлов по электронной почте — использовать ZIP-файл. Файлы ZIP похожи на папки, в которых содержимое сжато до размера, подходящего для вложения электронной почты. Этот процесс состоит из двух этапов: (1) создание ZIP-файла и (2) его отправка. Вы можете отправить его через любой почтовый клиент, будь то офлайн, например Microsoft Outlook или Mozilla Thunderbird, или онлайн, например Gmail или Yahoo Mail.

Если вы часто пытаетесь отправлять большие вложения и в конечном итоге вынуждены создавать ZIP-файлы для их сжатия, рассмотрите возможность использования вместо этого облачного хранилища. Эти службы обычно могут обрабатывать файлы гораздо большего размера, чем поддерживает средний поставщик услуг электронной почты.

Почему сжатие имеет смысл

Большинство почтовых приложений имеют ограничение на размер каждого сообщения, включая тело и заголовок, а также любые вложения. Если вы превысите лимит, например, когда вы отправляете несколько больших вложений одновременно, вы не сможете отправить сообщение или вам придется отправить несколько сообщений для разделения вложений.

Но если вы сжимаете свои файлы в ZIP-файл, они занимают меньше места, что позволяет вам по-прежнему отправлять нужные файлы только с одним сообщением электронной почты. Многие документы можно сжать до 10% от их исходного размера. В качестве дополнительного бонуса объединение нескольких файлов в один файл ZIP аккуратно упаковывает их в одно вложение.

Как создать ZIP-файл

Существует множество способов создать ZIP-файл, и этот процесс отличается для каждой операционной системы. Вот один из способов создать ZIP-файл в Windows.

  1. На рабочем столе щелкните правой кнопкой мыши пустое место и выберите Новинки > Сжатая (застежка-молния) папка.

  2. Назовите ZIP-файл как хотите. Это имя будет видно при отправке ZIP-файла в качестве вложения.

  3. Перетащите файлы и / или папки, которые вы хотите включить в ZIP-файл. Элементы могут включать текстовые документы, изображения, видео, музыкальные файлы или все, что вы хотите отправить.

  4. Теперь ZIP-файл готов к отправке.

Другой метод создания файлов ZIP — использование программы архивирования файлов, такой как 7-Zip или PeaZip.

Как отправить ZIP-файл по электронной почте

Теперь вы можете прикрепить ZIP-файл к сообщению электронной почты. Поскольку создание ZIP-файла является уникальным процессом для каждой системы, каждый почтовый клиент имеет свой собственный метод их отправки. Однако отправка ZIP-файла по электронной почте включает в себя те же шаги, что и отправка любого файла по электронной почте. Итак, если вы знаете, как отправить, например, документ Word в виде вложения, вы выполните те же действия, чтобы отправить ZIP-файл.

В качестве всего лишь одного примера конкретных шагов, вот как это делается в Gmail.

  1. Напишите сообщение электронной почты как обычно. Внизу окна композиции выберите Прикрепить файлы (значок скрепки).

  2. На жестком диске выберите ZIP-файл.

  3. Внизу окна композиции вы увидите имя вашего ZIP-файла. Выбрать Отправить.

  4. Получатель увидит ZIP-файл как обычное вложение.