Выполните слияние Microsoft Word Mail из Excel

Функция слияния писем в Microsoft Word и Excel упрощает процесс отправки одного и того же документа — но с индивидуальными изменениями — нескольким получателям. При слиянии один документ (например, письмо) объединяется с документом источника данных, например электронной таблицей. Вот как это сделать.

Инструкции в этой статье относятся к Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010.

Подготовьте данные для слияния

Функция слияния писем Word без проблем работает с данными из Excel. Хотя вы можете создать источник данных в Word, возможности использования этих данных ограничены. Если у вас есть данные списка рассылки в электронной таблице, нет необходимости повторно вводить информацию в источник данных Word.

Вы можете использовать любой лист Excel в функции слияния почты Word без какой-либо специальной подготовки. Однако, чтобы избежать ошибок в процессе слияния почты, рекомендуется организовать данные в электронной таблице.

Убедитесь, что все изменения, которые вы собираетесь внести в электронную таблицу, внесены до начала слияния. После начала слияния любые изменения могут вызвать ошибки слияния.

Организуйте данные электронной таблицы

Организуйте данные своего списка рассылки Excel в строки и столбцы. Думайте о каждой строке как о отдельной записи, а о каждом столбце как о поле, которое вы собираетесь вставить в свой документ.

Поместите все данные на один лист: Данные списка рассылки, которые вы собираетесь использовать для слияния, должны быть на одном листе. Если он распределен по нескольким листам, объедините листы или выполните несколько слияний. Кроме того, убедитесь, что листы четко названы, так как вам нужно выбрать тот, который вы собираетесь использовать, не имея возможности просмотреть его.
Создать строку заголовка: Создайте строку заголовка для листа, который вы собираетесь использовать для слияния почты. Строка заголовка — это строка, содержащая метки, которые идентифицируют данные в ячейках под ней. Чтобы в Excel было проще различать данные и метки, используйте полужирный текст, границы ячеек и затенение ячеек, уникальные для строки заголовка. Кроме того, убедитесь, что выбранные вами заголовки соответствуют именам полей слияния, что также снизит вероятность возникновения ошибок.
Правильно форматируйте числовые данные: Убедитесь, что такие вещи, как номера улиц и почтовые индексы, правильно отформатированы и должны отображаться после завершения слияния. Неправильное форматирование чисел может вызвать ошибки при слиянии.

Как указать список получателей слияния

Вот как связать подготовленный лист Excel, содержащий список рассылки, с документом Word:

В Word откройте документ, который вы будете использовать в качестве шаблона слияния. Это может быть новый документ или существующий документ. Выбрать почтовые рассылки > Начать слияние писем.
Выберите тип слияния, которое вы хотите запустить. Ваши варианты
- Буквы
- Сообщения электронной почты
- Конверты
- Буквы
- Каталог
При желании вы также можете использовать Мастер слияния почты для создания слияния. В этом примере мы рассмотрим шаги по созданию слияния вручную.
Затем перейдите к почтовые рассылки И выберите Выберите получателей > Использовать существующий список.
Найдите и выберите файл Excel, который вы подготовили для слияния почты, затем выберите Депозит .
Если Word предложит вам, выберите Лист1 $ > OK.

Если в вашем Excel есть заголовки столбцов, выберите Первая строка данных содержит заголовки столбцов установите флажок.

Создайте или отредактируйте документ слияния почты

Когда ваша электронная таблица Excel подключена к документу слияния, который вы создаете в Word, пора отредактировать документ Word.

В настоящее время вы не можете вносить изменения в свой источник данных в Excel. Чтобы внести изменения в данные, закройте документ в Word, прежде чем открывать источник данных в Excel.

Вставьте поля слияния в ваш документ

В Word выберите почтовые рассылки > Вставить поле слияния для извлечения информации из электронной таблицы в документ. Выберите поле, которое вы хотите добавить (имя, фамилия, город, штат или другое), затем выберите Вставить.

Просмотр документов для рассылки писем

Word не переносит форматирование из источника данных при вставке полей слияния в документ. Если вы хотите применить форматирование, например курсив, полужирный или подчеркнутый шрифт, сделайте это в Word.

При просмотре документа с полями выберите двойные стрелки с обеих сторон поля, к которому вы хотите применить форматирование. При просмотре объединенных данных в документе выделите текст, который вы хотите изменить.

Любые изменения форматирования переносятся во все объединенные документы, а не только в документ объединения, в котором вы его изменили.

Предварительный просмотр объединенных документов

Чтобы просмотреть объединенные документы, перейдите в почтовые рассылки > Предварительный просмотр результатов. Эта кнопка работает как тумблер, поэтому, если вы хотите вернуться к просмотру только полей, а не данных, которые они содержат, нажмите ее еще раз.

Перемещайтесь по объединенным документам с помощью кнопок на вкладке «Рассылки». Они слева направо: Первая запись, Предыдущая запись, Перейти к записи, Следующая записьи Последняя запись.

Перед объединением документов просмотрите их все или столько, сколько сможете, чтобы убедиться, что все объединено правильно. Обратите особое внимание на пунктуацию и интервалы вокруг объединенных данных.

Завершите работу над документом для слияния

Когда вы будете готовы объединить документы, у вас есть два варианта:

Печать документов: Слейте документы на принтер. Если вы выберете эту опцию, документы будут отправлены на принтер без каких-либо изменений. Для этого выберите почтовые рассылки > Завершить и слить > Печать документов.
Редактировать отдельные документы: Если вам необходимо персонализировать некоторые или все документы (альтернативой является добавление поля примечания в источник данных для персонализированных заметок) или внести другие изменения перед печатью, отредактируйте каждый отдельный документ. Для этого выберите почтовые рассылки > Завершить и слить > Редактировать отдельные документы.

Какой бы метод вы ни выбрали, вам будет представлено диалоговое окно, в котором вы можете указать Word объединить все записи, текущую запись или диапазон записей. Выберите записи, которые хотите распечатать, затем выберите OK.

Если вы хотите объединить диапазон, введите начальный номер и последний номер для записей, которые вы хотите включить в объединение, затем выберите OK.