Как использовать связанный текст для обновления документов Word

Обновление одного и того же текста в нескольких документах Word может занять много времени, особенно если вам нужно отредактировать несколько документов. MS Word включает удобную функцию ссылки, которая упрощает этот процесс. Вот как связать один документ Word с другим документом Word.

Инструкции в этой статье относятся к Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 и Word 2010.

Понимание связывания

Связывание полезно, если текст одинаков во всех документах, и когда текст необходимо обновить. Это очень специфический сценарий, но он может сэкономить много времени.

Например, 20 документов Microsoft Word настроены на печать 20 листов адресных этикеток, и на каждой странице есть десятки этикеток. Если адреса в этих 20 документах Word необходимо обновить в будущем, не обновляйте каждый документ вручную. Вместо этого сделайте отдельный документ, в котором перечислены адреса. Затем свяжите 20 документов с одной страницей адресов, чтобы при обновлении адреса обновился и любой документ, который ссылается на него.

Другой пример — когда несколько документов Word включают имя и контактную информацию нового сотрудника, и эти документы передаются каждому новому сотруднику. Вместо того, чтобы вводить эту информацию в каждый документ, вставьте ссылку на документ, содержащий информацию о сотруднике. Таким образом, их контактная информация всегда верна и отформатирована одинаково в каждом документе.

Этот тип текстовых ссылок отличается от гиперссылок, при нажатии на которые открываются веб-страницы или другие файлы.

Как вставить текстовую ссылку в Word

Используйте текстовые ссылки для одновременной замены текста в нескольких документах Word. Текстовые ссылки полезны, когда вы вставляете один и тот же блок текста в несколько документов, и этот текст необходимо будет обновить в какой-то момент.

В новом документе Microsoft Word введите текст, на который вы собираетесь ссылаться из других документов. Отформатируйте его так, как вы хотите, чтобы он отображался в документах. Например, этот документ может содержать 20 адресов или контактную информацию нового сотрудника.
Сохраните файл, чтобы создать ссылку. Сохраните файл в любом месте и запишите это место.

If вы перемещаете файл, содержащий текст, вставляете обновленную ссылку на текст во всех связанных документах.
Выделите текст, который хотите связать.
Щелкните правой кнопкой мыши или нажмите и удерживайте выделенный текст, затем выберите копировать.

Чтобы использовать клавиатуру, нажмите Ctrl + C на ПК или Command + C на Mac.
В документе, который будет содержать связанный текст, поместите курсор в то место, куда вы хотите поместить связанный текст.

Расположение связанного текста можно изменить позже, как и при перемещении любого текста.
К Главная Вкладка, выберите макаронные изделия стрелка раскрывающегося списка и выберите Специальная вставка.
в Специальная вставка диалоговое окно, выберите Вставить ссылку.
Чтобы вставить связанный текст точно так, как он отображается в исходном документе, выберите Форматированный текст (RTF).
Выбрать OK.
Повторите этот процесс столько раз, сколько вам нужно для каждого документа, который вы хотите связать с исходным текстом.