Как сравнить два файла Excel

Знание того, как сравнивать два файла Excel, важно в любой среде, где множество людей вносят изменения в один и тот же файл. Это обычное дело в бизнес-среде или в случае, когда файлы Excel используются совместно в облаке, и многие люди имеют доступ для внесения изменений.

К счастью, есть несколько способов сравнить два файла Excel. В некоторых случаях вы даже можете объединить изменения, сделанные в двух разных файлах Excel, в один файл.

Инструкции в этой статье относятся к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel для Microsoft 365 и Excel для Mac

Как сравнить два файла Excel

Если у вас есть два файла Excel с несколькими листами, самый простой подход — провести полное сравнение листов с помощью сторонних инструментов.

Вы можете найти в Интернете несколько инструментов, которые помогут вам сравнивать файлы Excel, но есть и некоторые, которые можно использовать бесплатно. Одним из них является сравнение электронных таблиц, доступное на SourceForge.

Загрузите и запустите приложение, которое установит надстройку в ваше приложение Excel.

Сравнение электронных таблиц работает во всех версиях Excel после Excel 2000. Оно совместимо только с операционной системой Windows.

Чтобы использовать средство сравнения электронных таблиц для сравнения двух файлов Excel:

Откройте оба файла Excel, которые вы хотите сравнить, и выберите Надстройки меню. В этом меню вы увидите три параметра: полное сравнение, быстрое сравнение и сравнение диапазонов.
Выбрать Полное сравнение. Вы увидите всплывающее окно, показывающее оба файла в двух полях. Если файла до внесения изменений нет в верхнем поле, просто выберите Обмен кнопка. Затем выберите Следующая.
В следующем окне вы можете настроить выполнение сравнения. Вы можете изменить, где на листе начинается сравнение, учитывается ли регистр и как обнаруживаются несоответствия. Выбрать Следующая для перехода к следующему окну.
Выберите листы, которые хотите сравнить, и выберите Добавить чтобы переместить эти листы на панель справа. Выбрать Следующая и сделайте то же самое для следующего листа.
Выбрать Следующая чтобы увидеть окно с настройками конфигурации отчета. Измените их, если хотите, затем нажмите Следующая дважды и Сравнить заканчивать.
Наконец, вы увидите, что каждый исходный лист обновлен с измененными ячейками, выделенными красным. Инструмент также создает третий лист с отчетом, в котором старое значение перечеркнуто, а на его месте новое значение.
Этот инструмент — мощный способ сравнить целые листы Excel и быстро увидеть результаты со всеми изменениями. Вы можете пролистать и сохранить или удалить изменения, которые хотите сохранить.

Используйте Excel для сравнения двух листов

Если у вас есть отдельные листы в файле Excel для сравнения, вы можете сделать это несколькими способами. Один из них — использовать формулы для создания третьей электронной таблицы, показывающей все различия. Другой способ — условное форматирование для выделения измененных ячеек.

Сравните таблицы Excel с помощью формул

Если у вас есть два листа, которые вы хотите сравнить, вы можете создать третий лист, который выделит, какие ячейки отличаются, и покажет вам разницу. Это достигается с помощью формулы ЕСЛИ.

Формула IF полезна для сравнения одной ячейки за раз, а также для использования функции автозаполнения Excel для заполнения всего листа результатов результатами сравнения. Это бесполезно для сравнения книг целиком без дополнительной работы.

Чтобы начать сравнение двух листов, создайте третий лист. Обозначьте это Результаты чтобы облегчить идентификацию листа результатов позже.
В ячейке A2 листа результатов вставьте следующую формулу и нажмите вводить:

= IF (Sheet1! A2 <> Sheet2! A2, «Sheet1:» & Sheet1! A2 & «And Sheet2:» & Sheet2! A2, «Без разницы»)

Вы можете изменить эту формулу, чтобы она начиналась с любой ячейки, которая вам нравится. Если данные на вашем листе начинаются с строки B и столбца 3, вы должны изменить формулу, чтобы использовать B3 вместо A2.
Эта формула сравнивает ячейку из Sheet1 с той же ячейкой в Sheet2. Если ячейки совпадают, отобразится лист результатов. Нет разницы. Если они разные, в ячейке будут разные значения для каждого листа.
Щелкните угол ячейки и перетащите указатель мыши по листу к последнему столбцу, в котором есть данные из других сравниваемых листов. Это заполнит формулу сравнения до последнего столбца и автоматически откорректирует ссылки на ячейки.
Выделив ту же строку, щелкните угол последней ячейки и перетащите указатель мыши по листу к последней строке, содержащей данные из других сравниваемых листов. Это заполнит формулу сравнения до последней строки и автоматически откорректирует ссылки на ячейки.
Прокручивая лист, вы увидите, что все ячейки, которые различаются между Sheet1 и Sheet2, отображаются со значениями из каждого листа. Просто пролистайте, чтобы определить все различия.
Использование формул — один из самых простых способов сравнения отдельных листов, поскольку вам не нужно каким-либо образом изменять исходные листы.

Сравните таблицы Excel с условным форматированием

Другой подход к сравнению двух листов — использование условного форматирования. Как видно из таблицы результатов выше, когда все ячейки используют одинаковое форматирование, может быть сложно обнаружить различия между листами.

Использование условного форматирования особенно полезно для больших листов с большим количеством данных. Изменение цвета или форматирования ячеек, которые имеют различия, значительно упрощает выявление этих различий даже на листах с большим количеством строк и столбцов данных.

Вы можете использовать условное форматирование, чтобы выявить различия.

Сначала выделите все ячейки на листе результатов. Выберите Главная меню, затем выберите Условное форматирование из Стили группа и выберите Новое правило.
в Новое правило форматирования в появившемся окне выберите Используйте формулу, чтобы определить, какие ячейки следует форматировать.. В Формат значений, где эта формула истинна поле вставьте следующую формулу.

= Лист1! A2 <> Лист2! A2

Как и в случае с формулой, вы можете запустить функцию форматирования в любой ячейке. Если ваши данные начинаются с B3 вместо A2, отредактируйте эту формулу, чтобы использовать вместо нее B3. Форматирование начнется с B3 и заполнит все строки и столбцы ниже и справа от него.
Выбрать Формат, а затем настройте форматирование ячеек, если между двумя листами есть различия. Затем выберите OK.
Теперь вы можете видеть, что там, где ячейки между двумя листами имеют различия, различается форматирование, что упрощает выявление этих различий.

Сравнить листы Excel вручную

Один простой и быстрый способ сравнить два листа — сделать это визуально. Excel предоставляет простой способ визуального сравнения двух соседних листов.

На листе, где у вас есть два листа, которые вы хотите сравнить, выберите Просмотр меню. Выбрать New Window чтобы открыть ту же книгу в новом окне Excel в фоновом режиме.
Выберите Просмотр еще раз и щелкните Просмотр бок о бок. Это поместит два окна книги рядом, каждое заполняет половину экрана.
В одном окне выберите другой лист, который хотите сравнить. Когда вы прокручиваете лист в окне с одной стороны, вы увидите, что лист в другом окне прокручивается одновременно.
Параллельный просмотр особенно полезен в тех ситуациях, когда два листа в основном одинаковые, но вы знаете, что есть несколько различий. Синхронизированная прокрутка позволяет визуально сканировать электронную таблицу, чтобы найти эти различия.

Параллельный просмотр в Excel 2010 и более ранних версиях

Если вы используете более раннюю версию Excel, отдельные файлы листов открываются в том же окне. Вы все еще можете использовать функцию просмотра бок о бок, но ее поиск немного отличается.

Откройте оба файла в одном окне Excel.
в Просмотр меню, выберите Упорядочить все чтобы разделить открытые файлы на несколько подокон.
Выберите Просмотр бок о бок значок, чтобы просматривать подокна рядом и прокручивать их оба одновременно.

Параметры упрощают сравнение двух файлов Excel

Вариант, который вы используете для сравнения данных в Excel, зависит от объема данных и места их хранения. Если у вас есть несколько листов в двух разных файлах Excel, лучше всего использовать стороннее дополнение, такое как Spreadsheet Compare.

Однако, если вы хотите сравнить только два или более листов в одной книге, лучше всего подойдет любой из других вариантов. Используйте формулы и условное форматирование для больших таблиц с несколькими небольшими изменениями, которые вам нужно найти. Используйте визуальный подход бок о бок, если у вас есть две электронные таблицы с большим количеством изменений данных, которые легче идентифицировать визуально.