Как связать таблицы Excel с документами Word и постоянно обновлять их

Когда вам нужно создать отчет, наполненный данными и информацией, сделайте свои данные более мощными, отобразив их в отформатированном документе Microsoft Word. Сделать это можно двумя способами. Либо создайте ссылку на лист Excel, либо вставьте лист Excel в документ Word.

Информация в этой статье относится к Word для Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010, Excel для Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 и Excel 2010.

Мэдди Прайс / Lifewire

Как связать Excel с Word

Связывание файла Excel с документом Word гарантирует, что документ Word обновляется каждый раз при изменении данных в файле Excel. Это работает как поток односторонних ссылок, который переносит обновленные данные Excel в связанный документ Word. Связывание листа Excel также позволяет уменьшить размер файла Word, поскольку данные не сохраняются в документе Word.

Связывание листа Excel с документом Word имеет несколько ограничений:

Если файл Excel перемещается, ссылку на документ Word необходимо восстановить.
Если вы планируете транспортировать файл Word или использовать его на другом компьютере, файл Excel необходимо транспортировать вместе с ним.
Редактирование данных должно производиться на листе Excel. Это не проблема, если вам не требуются другие форматы электронных таблиц в документе Word.

Чтобы вставить любую часть листа Excel в документ Word:

Откройте документ Word, в котором будет отображаться рабочий лист.
Откройте лист Excel, содержащий данные, которые вы хотите связать с документом Word.
В Excel выберите и скопируйте диапазон ячеек для включения. Если вы планируете вставить на лист больше столбцов или строк, выберите весь лист.

Чтобы выделить весь лист, установите флажок, расположенный в верхнем левом углу на стыке номеров строк и букв столбцов.
В документе Word поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить связанную таблицу.
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Связывание и использование стилей назначения or Ссылка и сохранение исходного форматирования.

Стили назначения используют форматирование таблицы Word по умолчанию, что обычно приводит к более красивому виду таблицы. Сохранить исходное форматирование использует форматирование из книги Excel.
Данные Excel вставляются прямо в документ Word, где был установлен курсор. Если в исходный файл Excel вносятся изменения, документ Word обновляется с этими изменениями автоматически.

Как встроить объект электронной таблицы Excel

Процесс встраивания листа Excel в документ Word по сути такой же, как и связывание с листом Excel. Это требует нескольких дополнительных щелчков мышью, но переносит все данные из рабочего листа в ваш документ, а не только выбранный диапазон.

Есть два способа встроить лист Excel в Word. Первый — встроить рабочий лист как объект. Второй — вставить таблицу.

Когда вы встраиваете лист, Word использует форматирование из листа Excel. Убедитесь, что данные на листе выглядят так, как вы хотите, чтобы они отображались в документе Word.

Чтобы встроить лист Excel в качестве объекта:

Откройте документ Word.
К Вставить Tab.
Выбрать объект > объект. В Word 2010 выберите Вставить > объект.
в объект в диалоговом окне выберите Создать из файла Tab.
Выбрать просмотреть, затем выберите лист Excel, содержащий данные, которые вы хотите встроить.
Выбрать OK.
Рабочий лист Excel встроен в документ Word.

Как встроить электронную таблицу Excel

Альтернативный вариант — вставить лист Excel в виде таблицы. Лист будет вставлен так же, как если бы он был встроен как объект. Разница в том, что он открывает пустой лист Excel для заполнения. Выберите этот метод, если вы еще не создали файл Excel.

Чтобы вставить лист Excel в виде таблицы в Word:

Откройте документ Word.
Поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить лист Excel.
К Вставить Вкладка, а затем выберите рабочий стол.
Выбрать Электронная таблица Excel.
Откроется пустой лист Excel, который можно заполнить данными. Либо введите новые данные, либо вставьте данные из другой таблицы.

Когда вы вставляете и заполняете новый рабочий лист Excel, у вас есть файл Excel, который можно обновить в любое время. Данные в таблице Word автоматически обновляются в соответствии с данными в файле Excel.