Как поделиться папкой в ​​Outlook

by

Есть много способов поделиться папкой в ​​Outlook с другими. Это может значительно упростить работу в команде или над проектом, когда все коммуникации находятся в одном месте, и может стать отличным способом управления домашними делами, финансами и многим другим. Узнайте, как создавать общие папки Outlook и организовывать свою работу.

У вас должен быть доступ к серверу Exchange. Это единственный способ управлять папками Outlook или делиться ими.

Как поделиться папкой в ​​Outlook 2016

Прежде чем пытаться предоставить общий доступ к папке, вы хотите проверить, разрешает ли вам администратор. Если да, то вот что вам нужно сделать:

  1. Откройте Outlook как обычно.

  2. Найдите папку, которой вы хотите поделиться с кем-нибудь.

  3. После обнаружения щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите Недвижимость

  4. В окне свойств выберите Разрешения Tab.

  5. Выбрать Добавить.

  6. В списке адресов электронной почты на сервере выберите тот, с которым вы хотите предоставить общий доступ к папке в Outlook.

Как открыть общую папку в Outlook

Если другой человек предоставил вам доступ к папке, убедитесь, что он предоставил вам правильные разрешения. Скорее всего, вы получите приглашение поделиться по электронной почте, и все, что вам нужно сделать, это выбрать Откройте Заметки / Задачи / Журнал / Контакты / Календарь в левом верхнем углу.

Подумайте о том, чтобы сохранить электронное письмо с приглашением для общей папки.

Если вы удалите письмо с приглашением, общий контент будет по-прежнему доступен для вас, есть лишь некоторые дополнительные шаги. Просто выберите Папка Вкладка, а затем выберите Открыть общий Календарь / Контакты / Журнал / Заметки / Задачи.

Это работает в Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 и Outlook 2019.

Как удалить общую папку

Делитесь ли вы папкой или удаляете общую папку, процесс примерно одинаков. Если вам предоставлен общий доступ к папке, самый простой способ избавиться от нее — попросить человека, предоставившего вам доступ, отозвать все разрешения.

Если вам нужно отстранить кого-либо от просмотра вашей общей папки, выполните следующие действия:

  1. Щелкните правой кнопкой мыши общую папку в Outlook и выберите Недвижимость.

  2. Выберите Совместное использование папок Tab.

  3. Выберите, с каким пользователем вы больше не хотите делиться папкой, затем выберите Удалить.

Уровни разрешений в общих папках в Outlook

Есть способ ограничить то, что люди могут делать в общей папке, используя целый ряд правил разрешений.

Откройте Outlook, щелкните правой кнопкой мыши папку, которой хотите поделиться, затем выберите Недвижимость > Разрешения. Оттуда выберите Уровень разрешения раскрывающееся меню и выберите разный уровень для каждого человека, с которым вы можете предоставить общий доступ к папке.

Например, если вы выберете Собственник, этот человек может делать все и вся, но если вы выберете Рецензент, единственное, что они могут сделать, это прочитать элементы и ничего больше.