Как организовать и найти данные с помощью сводных таблиц Excel

Сводные таблицы в Excel — это универсальный инструмент для создания отчетов, который позволяет легко извлекать информацию из больших таблиц данных без использования формул. Сводные таблицы чрезвычайно удобны для пользователя. Они перемещают, или сводят, поля данных из одного места в другое, так что данные можно просматривать различными способами.

Инструкции в этой статье применимы к Excel 2019, 2016, 2013, 2010; и Excel для Mac.

Введите данные сводной таблицы

Первым шагом в создании сводной таблицы является ввод данных в рабочий лист. Чтобы следовать этому руководству, введите данные, показанные на изображении ниже.

Имейте в виду следующее:

Для создания сводной таблицы необходимо как минимум три столбца данных.
Важно правильно ввести данные. Ошибки, вызванные неправильным вводом данных, являются источником многих проблем, связанных с управлением данными.
При вводе данных не оставляйте пустых строк или столбцов. Это не включает оставляя пустую строку между заголовками столбцов и первой строкой данных.

Создайте сводную таблицу

Выполните следующие действия, чтобы создать сводную таблицу с использованием данных учебника:

Выделить ячейки A2 в D12.
Выбрать Вставить.
В группе Таблицы выберите PivotTable для открытия диалогового окна «Создать сводную таблицу».
Выбирайте Существующий рабочий лист для расположения сводной таблицы.
Поместите курсор в текстовое поле Location.
Выбрать ячейку D15 на листе, чтобы ввести ссылку на эту ячейку в строку привязки.
Выбрать OK.

На листе появится пустая сводная таблица, а верхний левый угол сводной таблицы будет находиться в ячейке D15. Панель полей сводной таблицы открывается в правой части окна Excel.

В верхней части панели «Поля сводной таблицы» находятся имена полей (заголовки столбцов) из таблицы данных. Области данных в нижней части панели связаны со сводной таблицей.

Добавить данные в сводную таблицу

Области данных в полях сводной таблицы панели связаны с соответствующими областями сводной таблицы. По мере добавления имен полей в области данных данные добавляются в сводную таблицу. В зависимости от того, какие поля помещены в какую область данных, получаются разные результаты.

Когда дело доходит до добавления данных в сводную таблицу, у вас есть два варианта:

Перетащите имена полей с панели «Поля сводной таблицы» и поместите их в сводную таблицу на листе.
Перетащите имена полей в нижнюю часть панели «Поля сводной таблицы» и поместите их в области данных.

Перетащите следующие имена полей в отмеченные области данных:

Общий объем продаж в область фильтров.
Регион в область Столбцы.
Торговый представитель в область строк.
Заказы в область ценностей.

Скриншот

Фильтрация данных сводной таблицы

Сводная таблица имеет встроенные инструменты фильтрации, которые точно настраивают результаты, отображаемые в сводной таблице. Фильтрация данных включает использование определенных критериев для ограничения того, какие данные отображаются в сводной таблице.

Щелкните стрелку вниз «Ярлыки столбцов» в сводной таблице, чтобы открыть раскрывающийся список фильтра.
Снимите галочку рядом с Select All , чтобы снять галочку со всех полей в списке.
Поставьте галочку рядом с запад и север.
Выбрать OK.

В сводной таблице показаны общие суммы заказов для торговых представителей, работающих в Западном и Северном регионах.

Изменить данные сводной таблицы

Чтобы изменить результаты, отображаемые в сводной таблице:

Измените порядок сводной таблицы, перетащив поля данных из одной области данных в другую в полях сводной таблицы. панели.

Если вы закрыли панель полей сводной таблицы, выберите любую ячейку в сводной таблице и выберите Анализировать > Список полей.
Применяйте фильтрацию, чтобы получить желаемый результат.